Softwarelösungen im Betrieb Buchhaltung 2023: Gesetzesänderungen erfordern immer mehr die Digitalisierung der Lohnabrechnung

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Gesetzesänderungen zum Jahresbeginn 2023 und zahlreiche Sonderregelungen, die die Auswirkungen der Krisen abfedern sollen, erschweren die korrekte Lohnabrechnung in den Buchhaltungen von Betrieben. Digitale Lösungen verschaffen Handwerkschefs den Durchblick – und berücksichtigen gesetzliche Änderungen gleich mit.

Von Constanze Stypula*

Personalverwaltungen, Kleinunternehmer und alle, die für die Lohnbuchhaltung im Handwerksbetrieb verantwortlich sind, können ein Lied davon singen: Gesetzesänderungen – insbesondere im Steuer- oder Sozialversicherungsrecht – haben immense Auswirkungen auf die Lohnabrechnung eines jeden Mitarbeiters. Hinzukommt, dass in vielen Handwerksbetrieben sowohl Lohn- als auch Gehaltsabrechnungen anfallen.

Krisen befeuern Gesetzesänderungen

Aufgrund der Pandemie und der Energiekrise haben die Entlastungsmaßnahmen der Politik für ein dynamisches Umfeld gesorgt, das von den Verantwortlichen korrekt in die Abrechnung mit eingearbeitet werden muss. Hier den Überblick zu behalten ist eine Herausforderung. Auch fernab von Entlastungsmaßnahmen stehen im kommenden Jahr zahlreiche Änderungen an. Umso wichtiger ist es, sich frühzeitig für das neue Abrechnungsjahr 2023 zu wappnen. Bei schwierigen Einzelfragen sollte man sich weiterhin an einen Steuerberater wenden.

Überblick über die wichtigsten Änderungen

Chefs, die bereits mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten, wissen: Die Macher digitaler Lösungen, etwa die von PayFit, sind immer auf dem neuesten Stand, um anstehende Gesetzesänderungen frühzeitig in die digitalen Services zu implementieren. Etwa ändern sich regelmäßig die Bemessungsgrundlagen und Bezugsgrößen zum neuen Jahr.

1. Eine wichtige Änderung, die 2023 rund 48 Millionen steuerpflichtige Bürger betreffen wird, ist die Anpassung der Tarifeckwerte im Einkommensteuertarif, die insbesondere die Freibeträge neu ordnet. Durch den Ausgleich der so genannten kalten Progression sollen Arbeitnehmer entlastet werden. Diese Maßnahme erfolgt über die Payroll.
   
   
2. Seit dem 1. Januar 2023 kommt es auch zu bedeutenden Änderungen im Hinblick auf die Sozialversicherung. Die Obergrenze des so genannten Übergangsbereichs wird erneut angehoben. Sie steigt von 1.600 Euro (ab 1. Oktober 2022) auf dann 2.000 Euro. Liegt das Gehalt von Beschäftigten innerhalb des Übergangsbereichs, müssen diese weniger Sozialversicherungsbeiträge zahlen und werden dadurch entlastet.
   
   
3. Bei den Beitragsbemessungsgrenzen (BBG) gab es zum 1. Januar 2023 Änderungen. Hierunter versteht man die Einkommensobergrenzen des Bruttoarbeitsentgelts anhand derer sich die Beitragspflicht bemisst. Während die Beitragsbemessungsgrenzen für Kranken- und Pflegeversicherung bundeseinheitlich geregelt sind, werden die Grenzen bezüglich der Renten- und Arbeitslosenversicherung für die alten und neuen Bundesländer unterschiedlich bemessen. Diese Änderungen sollten Arbeitgeber auf dem Schirm haben, damit zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge für das Jahr 2023 nicht fehlerhaft berechnet werden.
   
   
4. Der durchschnittliche Zusatzbeitrag der gesetzlichen Krankenversicherungen steigt um 0,3 Prozent. Zur Erklärung: Der durchschnittliche Zusatzbeitrag ist ein Richtwert für die Krankenkassen. Die Kassen dürfen jedoch individuell die Höhe ihrer Zusatzbeiträge selbst bestimmen.
   
   
5. Auch die so genannten Bezugsgrößen werden angehoben. Das ist relevant für Angestellte, die kein Entgelt erhalten – wie zum Beispiel Praktikanten – aber dennoch sozialversicherungspflichtig sind.
   
   
6. Weitere Erleichterungen wegen der Coronapandemie und der Energiekrise. Auch hier können sich kurzfristig Änderungen ergeben, die Arbeitgeber und Unternehmen beachten. Insbesondere werden Entlastungen der Bürger häufig über die Lohnabrechnung abgebildet. Das heißt im Klartext: Arbeitgeber tragen Verantwortung für die korrekte Umsetzung von Änderungen und können hierfür belangt werden.

So nimmt der Staat die Buchhaltungen in die Pflicht

Beispiele für Entlastungen über die Lohnabrechnung waren das so genannte erhöhte Kurzarbeitergeld, das im Zuge der ersten Corona-Welle im März 2020 eingeführt wurde und das im Mai 2022 beschlossene Energie-Entlastungspaket 2. Hierbei wurde im September eine Auszahlung der sogenannten Energiepreispauschale in Höhe von 300 Euro an alle Arbeitnehmer über die Lohnabrechnung abgewickelt. Auch im Jahr 2023 können weitere Entlastungsmaßnahmen folgen, die sich zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht absehen lassen, für eine korrekte Lohnbuchhaltung aber unabdingbar sind.

Dazu zählt zum Beispiel die Inflationsausgleichsprämie, bei der Arbeitgeber ihren Beschäftigten ab dem 26. Oktober steuer- und abgabenfrei einen Betrag bis zu 3.000 Euro zahlen können, wobei eine Zahlung auch in Teilbeträgen erfolgen kann. Der Begünstigungszeitraum ist befristet bis zum 31. Dezember 2024. Darüber hinaus wird die Arbeitslosengeld II/Sozialgeld-Verordnung dahingehend ergänzt, dass die Inflationsausgleichsprämie bei einkommensabhängigen Sozialleistungen nicht als Einkommen angerechnet wird.

7. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: eAU) ist seit Jahresbeginn 2023 zwingend. Was zunächst nach sperrigem Behördendeutsch klingt, bedeutet unterm Strich, dass Arbeitgeber den Krankenstand ihrer Mitarbeitenden elektronisch bei der gesetzlichen Krankenkasse abfragen können.
   
   
8. Die Zeiterfassung ist ein weiterer Punkt, auf den sich Arbeitgeber:innen in Zukunft einstellen müssen. Grund hierfür ist die Gerichtsentscheidung des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019. Ein Beschluss vom Bundesarbeitsgericht folgte im September 2022. Das Gericht bestätigt die grundsätzliche Verpflichtung von Arbeitgeber:innen, die Arbeitszeit von Mitarbeitenden erfassen zu müssen. Zwar besteht hier zunächst keine Verpflichtung, die Zeit digital zu erfassen. Es ist jedoch ratsam, von vornherein mit einer digitalen Lösung zu beginnen.
   
   
9. Weiterer Teil der digitalen Offensive im Jahr 2023 ist unter anderem die Verpflichtung für Arbeitgeber, Arbeitsbescheinigungen für die Agentur für Arbeit digital zu übermitteln.

Megatrend Digitalisierung auch in der Gehaltsabrechnung

Das kommende Jahr steht ganz im Zeichen der Digitalisierung. Viele herkömmliche Methoden der Gehaltsabrechnungen scheinen in der prä-digitalen Zeit festzustecken. Seit dem 1. Januar 2023 können viele Verwaltungsvorgänge teilweise ausschließlich elektronisch und digital ausgeführt werden. Kritische Neuerungen, wie die Pflicht zur Zeiterfassung, befeuern die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung. Die Digitalisierung spart aber auch Zeit und Nerven. Die komplexe Lohnabrechnung bindet viele Ressourcen, dadurch bleibt wenig Zeit für die eigentlich HR-Aufgaben wie Recruiting und Personalmanagement. Ein weiteres Problem insbesondere bei KMU ist, dass auch Steuerberater wegen zahlreicher Sonderregelungen und Krisenmaßnahmen überlastet sind und oft keine neuen Mandate für die Lohnabrechnung mehr annehmen. In kleineren Unternehmen fehlt es oft an der Zeit und der notwendigen Expertise, um rechtssichere Gehaltsabrechnungen zu erstellen.

Insbesondere Unternehmen, die keine eigenständige Abteilung für Lohnbuchhaltung haben, verlieren oft den Überblick. Hier zahlen sich digitale Lösungen besonders aus, denn die komplexen gesetzlichen Vorgaben können von Legal- und Tax-Tech-Experten in ein Abrechnungsprogramm implementiert werden. Auf diese Weise ist es auch für Laien möglich, digital eine datenschutz- und rechtskonforme Lohnabrechnung zu erstellen. Alle Änderungen werden ohne Zusatzkosten fristgerecht und automatisch in die Softwarelösung eingepflegt. Gleich ob Assistent oder Geschäftsführer: Mit einer Softwarelösung wird die Gehaltsabrechnung deutlich einfacher. So haben Arbeitgeber mehr Zeit, ihr Unternehmen weiterzuentwickeln.

Die richtige Technik

Doch wie funktioniert das? Viele Unternehmer stellen sich die Frage: Lassen sich derart einzelfallabhängige Regeln wie Steuern zuverlässig und korrekt in einem Computerprogramm abbilden? Denn das kleinste Detail im Arbeitsvertrag oder bei Arbeitnehmern selbst kann große Auswirkungen auf die Payroll haben. Die Antwort: Ja, das geht. Die Experten von Anbietern implementieren alle Änderungen im Programm und unterziehen diese einer internen Testphase. Erst danach gehen die Neuerungen in den Betrieben „live“.

Mit dem Software as a Service-Ansatz (SaaS) setzen Anbieter wie payfit auf benutzerfreundliche Programme, die die anstehenden Änderungen automatisch berücksichtigen und den Anwender mit Hilfe von Beispielen und Hinweistexten durch das Programm führen. Zudem erklären Newsletter und Artikel, welche Änderungen anstehen und wie diese in der Abrechnung berücksichtigt werden sollten.